○高島市病院事業文書管理規程
平成23年4月1日
病院事業管理規程第5号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の形式(第6条―第10条)
第3章 事務処理
第1節 文書の収受および配布(第11条―第14条)
第2節 起案および決裁(第15条―第25条)
第3節 文書の浄書および発送(第26条―第28条)
第4章 文書の整理、保存等(第29条―第41条)
第5章 雑則(第42条・第43条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、高島市病院事業における文書管理の適正かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
(1) 文書 高島市情報公開条例(平成18年高島市条例第80号)第2条第2項に規定する公文書をいう。
(2) 課 高島市病院事業管理運営規程(平成23年高島市病院事業管理規程第1号。以下「管理運営規程」という。)に規定する室、局、課および所をいう。
(3) 課長 管理運営規程に規定する課長、看護師長、薬局長、技師長、室長および所長をいう。
(事務処理の原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他関係法令に基づき適切に管理しなければならない。
(文書事務の総括)
第4条 高島市民病院については病院総務課長、高島市介護老人保健施設陽光の里については事務長(以下「病院総務課長等」という。)は、文書に関する事務を総括する。
2 病院総務課長等は、文書事務の処理状況に関して随時調査し、事務が適正かつ迅速に処理されるよう指導および改善に努めなければならい。
(文書取扱主任)
第5条 文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課長の指名する者をもって充てる。
3 文書取扱主任は、上司の命を受け課における文書の整理、保管、引継ぎ、保存および廃棄に関する事務を推進する。
第2章 文書の形式
(文書の種類)
第6条 文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例(地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの)
(2) 規則(地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの)
(3) 管理規程(地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき制定するもの)
(4) 告示(主として法令、条例の規定に基づき一定の事項を公示するもの)
(5) 訓令(病院もしくは他の機関またはその職員に対し指揮命令するもの)
(6) 公告(告示以外で一定の事項を公示するもの)
(7) 指令(申請に対し、許可、認可、承認等をするもの)
(8) 達(法令、条例の規定に基づき命令するもの)
(9) 議案(議会の議決すべき事件につき議会に提出するもの)
(10) 往復文(通達、申請、進達、副進、諮問、通知、照会、回答、報告、依頼、建議、答申、願、届等)
(11) その他文書(辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状等)
(文書の番号)
第7条 文書に付ける番号等は、次に掲げるとおりとする。
(1) 管理規程には、病院総務課において規程番号簿(様式第1号)により、公布の順序による番号を付さなければならない。この場合において、番号に病院事業名およびその種別を冠しなければならない。
(3) 公告には、番号を付さない。
(4) 指令または達には、課ごとの文書件名簿(様式第2号)により、番号を付さなければならない。この場合において、番号に「高島市病院事業指令」または「高島市病院事業達」の次に課の約字を冠しなければならない。
(5) 往復文には、文書件名簿により、番号を付さなければならない。この場合において、番号に病の文字および課の首字を冠しなければならない。ただし、病院総務課の首字は総、陽光の里マネジメントチームの首字は陽とする。
2 前項の番号は、毎年1月から起こし、暦年により更新するものとする。
(文書の発信者名)
第8条 文書の発信者名は、次に掲げるとおりとする。
(1) 次に掲げる文書には、管理者名を用いなければならない。
ア 管理規程、告示、訓令、公告、指令および達
イ 特に重要な通達
ウ 国、県その他官公署の長に発する文書
エ その他特に必要と認める文書
(2) 通達(前号イに掲げるものを除く。)には、病院長名または施設長名を用いなければならない。
(3) 前2号に掲げるもの以外の文書には、その事案の軽重に従い、病院名、病院長名、部長名、課長名、施設名、施設長名または事務長名を用いなければならない。
(公印および契印の押印)
第9条 文書は、別に定めがあるものを除き、公印および契印を押印するものとする。
2 文書のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。
(1) 内部の文書で軽易なもの
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(3) 通知、照会等の軽易なもの
(4) 一時に大量の発送を必要と同一文書
3 第1項の規定にかかわらず、公印が押印された文書の写しを保存することにより、契印の押印を省略することができる。
(文書の書式)
第10条 文書の書式は、別に定めるところによる。
第3章 事務処理
第1節 文書の収受および配布
(文書の収受および配布)
第11条 到達した文書は、全て病院総務課において受領し、次に掲げる区分に従って処理しなければならない。
(1) 普通文書は、当該文書の所管課の文書箱に配布する。ただし、直接所管課に到達した文書については、その課において受領することができる。
(2) 課の庶務担当者は、文書を受領したときは、上部余白に収受印(様式第3号)を押印のうえ、課員に配布しなければならない。
(3) 親展文書は、封かんのまま封皮に収受印を押し、親展文書受付簿(様式第4号)に登載し、それぞれ名あて人に配布し、受領印を徴する。
(4) 書留文書類、電報等は、書留郵便物受付簿(様式第5号)に登載し、関係課長または名あて人に配布し、受領印を徴する。
(5) 定期刊行物または軽易な文書は、収受印を押し、編冊しなければならない。
(6) 審査請求書、訴願書その他の文書で収受の日時が権利の得喪またはその変更に関係するものは、収受印の外に収受の時刻を記載し、かつ、その封皮を添付しておかなければならない。
(7) 2以上の課に関連する文書は、関係の重い課に配布し、軽重のつけ難いものについては、上司の指示を受けなければならない。
第12条 文書を電子メールまたはファクシミリ(以下「電子メール等」という。)で受信したときは、受信者は、その文書(電子メールの受信にあっては、用紙に出力したもの)を所管課の庶務担当者に配布しなければならない。
第13条 送達された文書の郵便料金が未納または不足である場合において、病院総務課長等が必要と認めるときは、その未納または不足の料金を支払って当該文書を収受することができる。この場合において、郵便物不納料金支払簿(様式第6号)に必要な事項を記入するものとする。
(配布文書の処理)
第14条 課員は、文書の配布を受けたときは、直ちに査閲し、特に重要と認める文書については、課長の閲覧に供したうえ、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示し担当者に回付しなければならない。
2 課が配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、直接その所管課に転送するものとする。
3 病院に属さない文書は、病院総務課等に返付し、病院総務課等が返送または転送の手続をとるものとする。
4 第1項の規定により配布を受けた文書で他の課に関係のある文書については、当該課に閲覧させなければならない。
第2節 起案および決裁
(事案の処理)
第15条 事案は、速やかに処理しなければならない。
2 処理期限の指定された事案で、その期限までに処理し難いときは、期限を予定し、あらかじめ上司の承認を得なければならない。
3 課員は、事案の処理が遅延することのないよう事案の重要度および緩急の度合を考慮し、必要があるときは、処理順序を示し、課長と連携して常に事務の調整を図らなければならない。
(文書の起案および決裁)
第16条 事案の処理は、回議書(様式第7号)に処分案を記載し、決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものまたは閲覧に止めるものについては、その文書の余白に処理の要旨および立案の月日を朱書し、回議することができる。
第17条 回議書は、平易かつ簡潔に記載しなければならない。
2 重要または異例に属する事案については、伺、根拠法令その他参考事項を処分案に記載しなければならない。
3 事案に係るすべての関係書類および同一事案に係る回議書は、回議書に添付しなければならない。
(1) 管理者が決裁すべきもの A
(2) 病院長、施設長が専決すべきもの B
(3) 部長が専決すべきもの C
(4) 次長が専決すべきもの D
(5) 課長が専決すべきもの E
(1) 郵送によるもの 郵送(普通、親展、書留、速達、電報、小包、配達証明等)
(2) 使送によるもの 使送
(3) 直渡しによるもの 直渡し
(4) 電子メールによるもの 電子メール
(5) ファクシミリによるもの ファクシミリ
(1) 例規となるもの 例規
(2) 機密に属するもの 秘
(3) 広報を要するもの 広報
(4) 伺定めのみのもの 伺
(5) 供覧を要するもの 供覧
(6) 議会の議決を経なければならないもの 議案
(7) 報告、復命に属するもの 報告
(8) 公印を省略するもの 公印省略
(決裁の順序)
第19条 回議書は、課員、課長、次長、部長、副院長、病院長・施設長、管理者の順序により決裁を受けなければならない。
(合議等)
第20条 起案文書は、必要により課員の合議を受けるものとする。
2 他の課に関係のある事案は、課長の決裁を受けた後、当該関係課の合議を受けなければならない。
4 合議の必要のない起案文書であっても、特にその内容が周知することが適当と認められるものは、決裁権者の決裁を受けた後、当該文書に関係のある者の供覧に付するものとする。
第21条 次に掲げる事案は、病院総務課等に合議しなければならない。
(1) 審査請求、訴願等に関する事案
(2) 法令の解釈および適用に関する事案
2 次に掲げる事案は、経営統括課に合議しなければならない。
(1) 財政負担を伴う事業の執行に関する事案
(2) 経費の支出に関する事案
(3) 出納その他会計事務に関する事案
第22条 合議を受けた課において処分案について異議があるときは、所管課と協議して修正することができる。
2 前項の場合において、協議が整わないときは、回議書の余白に意見を記載し、上司の指示を受けなければならない。
(条例案等の審査)
第23条 次に掲げるものは、病院総務課等の審査を受けなければならない。
(1) 条例案
(2) 規則案
(3) 管理規程案
(4) 告示案
(5) 訓令案
(6) 公告案
第24条 事案が廃案となり、または重大な変更を受けたときは、所管課は、合議した課にその旨を通知しなければならない。
(議案)
第25条 議会の議決もしくは同意を要し、または議会に報告等を要する文書等の取扱いは、高島市文書取扱規程(平成19年高島市訓令第4号。以下「市文書管理規程」という。)の規定の例による。
第3節 文書の浄書および発送
(文書の浄書および校合)
第26条 決裁を終えた回議書で浄書を要するものは、原則として所管課において浄書および校合しなければならない。ただし、次に掲げるものは、病院総務課等において審査の上、浄書および校合しなければならない。
(1) 重要な請願書および陳情書
(2) 議会に提出する議案その他の文書
(3) 管理者において必要と認める文書
2 浄書が終わったときは、浄書者および校合者がともに押印しなければならない。
(文書の発送)
第27条 文書の発送は、郵便を原則とし、病院総務課等において行うものとする。
2 文書を郵送しようとする課は、午後2時までに病院総務課等に送付しなければならない。
3 書留、速達等特殊な取扱いを要するものは、これを明示して送付しなければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、使送その他郵送以外の方法による文書の発送は、当該文書の所管課において行うものとする。
(電子メール等による送信)
第28条 次に掲げる文書の発送は、電子メール等で送信することができる。
(1) 電子メール等で送信することが許可された文書
(2) 市の機関内部の文書で軽易なもの
(3) その他所管課長が電子メール等で送信することが適当と認めるもの
第4章 文書の整理、保存等
(文書整理の原則)
第29条 文書は、必要に応じ直ちに取り出せるよう常に整理し、かつ、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し支障がないよう、あらかじめ必要な措置を講じておかなければならない。
(文書分類表)
第30条 文書は、別に定める文書分類表により、分類整理しなければならない。
(保存期間)
第31条 文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 保存期間は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(保存種別)
第32条 法令その他規程に特別の定めがあるものを除くほか、文書の保存種別は、別表の基準による。
(文書の整理および編さん)
第33条 完結した文書は、次に掲げるところにより、所管課において整理し、編さんしなければならない。
(1) 文書分類表に従い、会計年度(暦年ごとに整理することが適当な文書にあっては、年)ごとに整理すること。
(2) フラットファイルに綴ること。ただし、フラットファイルの使用が適さない文書にあっては、他の適当な方法により綴ること。
(3) 文書を綴るフラットファイル等は、あらかじめ文書管理システムに、年度、分類番号、文書名、保存期間、所管課名その他必要な事項を入力し、その管理のための番号を得たうえで、所定の用紙を出力し、フラットファイル等に貼り付けておくこと。
(4) 紙数の少ないものは、2年度以上の文書を合わせて編さんすることができる。
(5) 事案が2以上の分類または種別に関連する文書は、最も関係のあるものに編さんすること。
(6) 相互に密接な関係があり、2以上の保存期間の異なる文書を綴る場合は、最長の保存期間とすること。
(文書の保存)
第34条 前条の規定により整理、編さんされた完結文書は、完結年度の翌年度1年間、所管課において保管するものとする。
(文書の引継ぎ)
第35条 所管課長は、保管期間が経過した文書(以下「保存文書」という。)を、病院総務課長等に引き継がなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、機密を要する保存文書、事務処理上常に必要とする保存文書は、所管課において保存することができる。
3 病院総務課長等は、引継ぎを受けた保存文書に保存種別等の不備があるときは、当該保存文書の所管課長に修正を求めることができる。
(文書の保存)
第36条 病院総務課長等は、前条の規定により引継ぎを受けた保存文書を、その保存期間中書庫に保存し、借覧および閲覧に供することができるよう管理しなければならない。
(保存文書の廃棄)
第37条 保存期間が満了した文書は、当該文書の所管課長の決裁を受けて廃棄処分しなければならない。
2 保存期間が満了した文書で引き続き保存する必要があるものまたは保存期間を延長する必要があるものについては、当該文書の所管課長は、病院総務課長等と協議し、当該文書の保存期間にかかわらず、別に保存期間を定めることができる。
(保存文書の借覧)
第38条 保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿(様式第8号)により、病院総務課長等の承認を得なければならない。
2 借覧期間は、10日以内とする。ただし、特に必要があるときは、病院総務課長等の承認を得て期間を延長することができる。
3 借覧した文書は、汚損し、もしくは抜き取り、または他に転貸してはならない。
(院外持出の制限)
第39条 借覧した文書は、院外に持ち出してはならない。やむを得ない事由により、病院総務課長等の許可を受けたときは、この限りでない。
(点検および調査)
第40条 病院総務課長等は、文書の整理、保管および保存の状況を把握するため、点検に努めなければならない。
2 病院総務課長等は、必要に応じて各課における文書の保存状況等を調査し、不備があるときは、当該文書の所管課長に対してその改善を求めることができる。
(書庫の管理)
第41条 書庫は、病院総務課長等が管理する。
2 病院総務課長等は、書庫の管理上適当と認めるときは、保存文書の所管課長に対し、必要な措置を求めることができる。
3 書庫内は、常に整理整頓し、一切の火気を使用してはならない。
4 車庫の開閉は、勤務時間内とする。ただし、緊急を要するときは、この限りでない。
第5章 雑則
(課が廃止された場合の措置)
第42条 課が廃止された場合は、事務が移管される場合を除くほかその保管に係る文書を病院総務課等に引き継がなければならない。
(その他)
第43条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。
付則
(施行期日)
1 この規程は、平成23年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行日の前日までに、高島市文書取扱規程の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。
付則(平成24年3月28日病管規程第7号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
付則(平成27年4月1日病管規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
付則(平成28年3月9日病管規程第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
付則(平成28年8月1日病管規程第6号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
付則(平成29年3月29日病管規程第4号)抄
(施行期日)
第1条 この規程は、平成29年4月1日から施行する。
付則(令和2年12月28日病管規程第9号)抄
(施行期日)
1 この規程は、令和3年4月1日から施行する。
付則(令和5年3月27日病管規程第2号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第33条関係)
文書保存種別に関する基準
第1種 永年保存
1 管理規程等令達関係の原議
2 事業の計画および実施に関する特に重要なもの
3 病院事業の沿革に関し必要な書類および将来の例証となるべき重要な書類
4 市長に送付する市議会議案および報告案ならびに市議会に係る事務に必要な書類等
5 所轄行政庁からの令達、指令およびこれに関する通知その他往復文書で重要なもの
6 他の官庁への上申、報告および往復文書で特に重要なもの
7 不動産の取得、管理、処分等に関する特に重要なもの
8 財政および企業債に関し特に重要なもの
9 訴願、訴訟、和解、審査請求等に関する重要なもの
10 法律関係が10年を越える許可、認可または契約に関する特に重要なもの
11 調査、統計、証明等で特に重要なもの
12 職員の進退、賞罰、身分等の人事に関する重要なもの
13 褒章および表彰に関する重要なもの
14 各種の台帳および原簿で特に重要なもの
15 予算書、決算書および金銭出納に関し、特に後日の証明となるもの
16 管理者の事務引継ぎに関する書類
17 工事に関する特に重要なもの
18 料金徴収に関する重要なもの
19 寄付収受に関する特に重要なもの
20 前各号のほか、永年の保存を必要と認めるもの
第2種 10年保存
1 法令に規定により施行処分したもので永年保存の必要がないもの
2 災害救助に関するもの
3 補助金および貸付金に関する重要なもの
4 他の官庁への報告および官公署の往復文書で比較的重要なもの
5 陳情に関する重要なもの
6 調査、統計、証明等で重要なもの
7 進退、身分等人事に関するもの
8 褒章および表彰に関するもの
9 比較的重要な原簿、台帳その他これらに類するもの
10 予算、決算および出納に関する書類で重要なもの
11 工事、物品等に関する契約で重要なもの
12 寄付収受に関する重要なもの
13 前各号のほか、10年の保存を必要と認めるもの
第3種 5年保存
1 台帳登録を終わった諸通知
2 文書の収受および発送に関する簿冊等
3 病院事業の通知その他の往復文書(永久、10年、3年、1年保存のものを除く。)
4 不動産の取得、管理、処分等に関する重要でないもの
5 各種団体および陳情に関するもの
6 調査を終わった諸報告および統計資料、復命等に関するもの
7 給与に関する重要なもの
8 原簿、台帳その他これらに類するもの(永久および10年保存のものを除く。)
9 予算の令達およびその執行に関するもの
10 工事または物品に関する重要でないもの
11 寄付収受に関するもの
12 前各号のほか、5年の保存を必要と認めるもの
第4種 3年保存
1 報告書、届出書その他これに類するもので軽易でないもの
2 病院事業の通知その他往復文書で軽易でないもの
3 日誌、調査、報告等で軽易でないもの
4 職員の申請書、届出書その他これらに類するもので軽易でないもの
5 前各号のほか、3年の保存を必要と認めるもの
第5種 1年保存
1 報告書、届出書その他これに類するもので軽易なもの
2 病院事業の通知その他往復文書で軽易なもの
3 日誌、調査、報告等で軽易なもの
4 職員の申請書、届出書その他これらに類するもので軽易なもの
5 前各号のほか、1年の保存を必要と認めるもの
