2　文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)その他関係法令に基づき適切に取り扱うとともに、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し、および管理しなければならない。

3　文書の管理は、原則として文書管理システムにより行わなければならない。

2　総務課長は、文書事務の処理状況に関して随時調査し、事務が適正かつ迅速に処理されるよう指導および改善に努めなければならない。

2　文書管理責任者は、所属長をもって充てる。

3　文書管理責任者は、課における文書の整理、保管、引継ぎ、保存および廃棄に関する事務を推進する。

2　前項の番号は、毎年1月から起こし、暦年により更新するものとする。

2　文書のうち、次に掲げるものは、前項の規定にかかわらず、公印および契印の押印を省略することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、公印が押印された文書の写しを保存することにより、契印の押印を省略することができる。

2　担当者は、文書管理システムに当該文書の件名、収受日、相手先その他所要事項を入力しなければならない。ただし、軽易やものまたは別に定めるものは、当該入力を省略することができる。

3　課が配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、直接その所管課に転送するものとする。

4　市の所管に属さない文書は、総務課に返付し、総務課が返送または転送の手続をとるものとする。

5　第1項の規定により配布を受けた文書で他の課に関係がある文書については、当該課に閲覧させなければならない。

2　処理期限の指定された事案で、その期限までに処理し難いときは、期限を予定し、あらかじめ上司の承認を得なければならない。

3　チームリーダー等は、事案の処理が遅延することのないよう事案の重要度および緩急の度合を考慮し、必要があるときは、処理順序を示し、所属長と連携して常に事務の調整を図らなければならない。

2　前項本文の回議書の決裁は、電子決裁の方法(電磁的記録による回議書を文書管理システムを使用して回議し、決裁を受ける方法)によるものとする。ただし、異例の事案に係る回議書、機密に属する回議書その他別に定める回議書にあっては、押印決裁の方法(文書管理システムから出力した回議書に押印して決裁を受ける方法)によることができる。

3　電子決裁の方法による場合において、起案文書の一部について紙文書による確認が必要な場合にあっては、紙文書により作成する旨を文書管理システムに登録して添付書類送付票(様式第12号)を出力し、当該紙文書に付して回議しなければならない。

2　前項本文の回議書の供覧は、電子供覧の方法(電磁的記録による回議書を文書管理システムを使用して回議し、閲覧に供する方法)によるものとする。ただし、異例の事案に係る回議書、機密に属する回議書その他別に定める回議書にあっては押印供覧の方法(文書管理システムから出力した回議書により回議し、閲覧に供する方法)によることができる。

3　電子供覧の方法による場合において、起案文書の一部について紙文書による確認が必要な場合にあっては、紙文書により作成する旨を文書管理システムに登録して添付書類送付票を出力し、当該紙文書に付して回議しなければならない。

2　重要または異例に属する事案については、伺、根拠法令その他参考事項を処分案に記載しなければならない。

3　事案に係るすべての関係書類および同一事案に係る回議書は、回議書に添付しなければならない。

2　前項の規定により回議を受けた者は、起案文書の内容および形式について審査を行い、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により決裁を行うものとする。

2　他の課に関係のある事案は、所属長の決裁を受けた後、当該関係課の合議を受けなければならない。

3　前条第1項の規定は、前項の場合に準用する。

4　合議の必要のない起案文書であっても、特にその内容を周知することが適当と認められるものは、決裁権者の決裁を受けた後、当該文書に関係のある者の供覧に付するものとする。

2　出納その他会計事務に関する事案は、会計管理者に合議しなければならない。

2　前項の場合において、協議が整わないときは、回議書の余白に意見を記載し、上司の指示を受けなければならない。

2　浄書が終わったときは、浄書者および校合者がともに押印しなければならない。

2　文書を郵送しようとする課は、午後2時までに文書発送担当課に送付しなければならない。

3　書留、速達等特殊な取扱いを要するものは、これを明示して送付しなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、使送その他郵送以外の方法による文書の発送は、当該文書の所管課において行うものとする。

2　保存期間は、文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

2　前項の規定にかかわらず、機密を要する保存文書、事務処理上常に必要とする保存文書は、所管課において保存することができる。

3　総務課長および保存文書管理者は、引継ぎを受けた保存文書に整理、編さん、保存期間の区分等の不備があると認めるときは、当該保存文書を所管する所属長に修正を求めることができる。

2　保存期間が満了した文書で引き続き保存する必要があるものまたは保存期間を延長する必要があるものについては、当該文書を所管する所属長は、総務課長と協議し、当該文書の保存期間にかかわらず、別に保存期間を定めることができる。

3　前項の規定により別に保存期間を定めたときは、当該文書を所管する所属長は、保存文書管理者にその旨を通知するものとする。

4　前項の規定による通知を受けた保存文書管理者は、文書管理システムに保存期間の延長の登録を行うものとする。

2　借覧期間は、10日以内とする。ただし、特に必要があるときは、総務課長または保存文書管理者の承認を得て期間を延長することができる。

3　借覧した文書は、汚損し、もしくは抜き取り、または他に転貸してはならない。

2　総務課長は、必要に応じて各課における文書の保存状況等を調査し、不備があるときは、当該文書の所管する所属長に対してその改善を求めることができる。

2　総務課長または保存文書管理者は、書庫の管理上適当と認めるときは、保存文書の所管する所属長に対し、必要な措置を求めることができる。

3　書庫内は、常に整理整頓し、一切の火気を使用してはならない。

4　書庫の開閉は、勤務時間内とする。ただし、緊急を要するときは、この限りでない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　平成18年度の文書の取扱いについては、この訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為または不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為またはこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年3月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年3月2日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から適用する。

この訓令は、令和2年4月22日から適用する。

この訓令は、令和2年7月1日から適用する。

この訓令は、令和3年1月1日から適用する。

この訓令は、令和3年1月22日から適用する。

この訓令は、令和3年4月1日から適用する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。