この訓令は、高島市情報公開条例(平成18年高島市条例第80号。以下「条例」という。)の施行に関し、高島市情報公開条例施行規則(平成18年高島市規則第55号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公文書の公開および情報提供に係る事務(以下「情報公開事務」という。)の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の事務分掌

1　情報公開総合窓口の設置

情報公開制度の円滑な推進およびこの制度を利用する市民の利便を図るため、情報公開事務を取り扱う統一窓口として、情報公開総合窓口(以下「総合窓口」という。)を総務部総務課(以下「総務課」という。)に設置する。

2　総務課で行う事務

(1)　利用者の相談および案内に係る事務

(2)　公文書の公開に係る事務

ア　公文書を特定するため、公文書を担当する課(課に相当する組織を含む。以下「担当課」という。)との連絡調整に関すること。

イ　全ての実施機関に対する公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付に関すること。

ウ　全ての実施機関の公文書の閲覧および写しの交付を行う場所の提供に関すること。

エ　全ての実施機関の公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(3)　情報提供に係る事務

ア　情報提供に係る相談および案内に関すること。

イ　保管、保存する行政資料の閲覧、提供等に関すること。

(4)　全ての実施機関の公文書の公開・非公開の決定等に係る審査請求の受付に関すること。

(5)　その他

ア　全ての実施機関の公文書を検索するための文書目録等の整備および閲覧に関すること。

イ　実施状況の公表に関すること。

3　担当課で行う事務

(1)　公文書の公開に係る事務

ア　公開請求に係る公文書の検索および特定に関すること。

イ　公開請求に係る請求書等の総務課からの受領に関すること。

ウ　公開請求に対する全部または一部を公開する旨の決定および全部を公開しない旨の決定(以下「公開決定等」という。)ならびにその通知に関すること。

エ　公開請求に対する決定期間の延長およびその通知に関すること。

オ　第三者への意見書を提出する機会の付与および当該第三者に対する公開決定等の結果の通知に関すること。

カ　公文書の公開の実施に関すること。

(2)　情報提供に係る事務

ア　担当課が保有する情報の積極的な情報提供に関すること。

(3)　審査請求に係る事務

ア　審査請求書の受領に関すること。

イ　審査会に対する諮問およびその通知に関すること。

ウ　審査請求に対する裁決およびその通知に関すること。

第3　情報公開事務に関する案内

1　利用者の相談および案内

総合窓口においては、利用者が迅速かつ容易な方法により必要とする情報を得られるよう、次の事務を行うものとする。

(1)　市政情報を求める市民の相談に応じるとともに、情報公開制度の内容、手続等について適切な説明をすること。

(2)　必要とする情報の内容を確認し、次の案内をすること。

ア　既に有料、無料で提供されている資料、パンフレット、刊行物等である場合は、その旨

イ　情報提供で対処できる情報であるときは、その旨

ウ　情報提供で対処できない情報であるときは、その旨および公開請求手続

エ　他の法令等の規定により閲覧制度等が定められている情報であるときは、その旨

第4　公文書公開事務の取扱い

《総務課》

1　公開請求の受付場所

各実施機関への公開請求に係る受付は、総務課が総合窓口において行うものとする。なお、担当課では、公開請求の受付は行わないものとする。

2　公文書の特定

(1)　公文書の特定の手順

公開請求に係る公文書の特定は、公文書公開請求書(規則様式第1号。以下「公開請求書」という。)を提出しようとする者(以下「公開請求者」という。)と相談しながら検索資料等により行う。この場合において、正確を期するため、担当課との電話連絡により、または担当課の職員を総合窓口に呼び直接聴取することにより、当該情報の名称または具体的内容の特定を行うものとする。

(2)　複数の課が同一の公文書を保有しているとき。

当該公文書を作成し、または取得した課が保有する公文書を公開請求の対象とするものとする。

(3)　公文書の特定ができないとき。

公開請求に係る公文書の特定ができない場合であっても、請求者にその旨を告げた上で、公開請求書を受け付けるものとする。

3　公開請求権者の確認

(1)　請求権者であるかどうかの確認は、原則として、口頭または請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。

(2)　公開請求は、原則として本人が行うものであるが、代理人による公開請求を妨げない。この場合において、代理人であることを証する書類を添付させるものとする。

(3)　公開請求者が未成年であっても公開請求書の所定の事項を理解できるとき(おおむね15歳以上)は、単独での請求でも受け付けるものとする。ただし、所定の事項について理解が得難いと認められるとき、公文書の写しの交付に要する費用が多額になるときは、親権者等法定代理人の同意が必要であることを未成年者に指導するものとする。

4　公開請求の受付

(1)　公開請求の方法

ア　公開請求は、公開請求者が公開請求書に必要事項を記入し、提出することにより行う。ただし、必要事項がすべて記入してあれば、任意の用紙でも請求できるものとする。

イ　口頭、電話またはファクシミリ等による公文書の公開請求は、受け付けないものとする。ただし、身体の障害等により自ら公開請求書の作成または提出が困難な場合には、総合窓口の職員による代筆等の適切な方法により対応するものとする。

ウ　郵送による公開請求は、受け付けるものとする。

(2)　公開請求書記入事項の確認

公開請求書の記入内容については、次の事項を確認するものとする。

なお、押印は、必要ないものとする。

ア　「請求者」欄

(ア)　公開請求権者であることの確認、公開の日時および場所の調整の連絡ならびに決定の通知、決定期間の延長の通知等のために必要であるので、正確に記入してあること。

(イ)　公開請求者が法人その他の団体である場合は、主たる事務所または事業所の所在地、名称、代表者名、担当者名および電話番号が記入してあること。

(ウ)　代理人による請求の場合は、余白に代理人の住所、氏名および電話番号の記入を求めること。

イ　「請求する公文書の名称または内容」欄

請求する公文書の件名および年度が記入されていること。ただし、請求時にどうしても特定できない場合は、知りたい事項の内容をできるだけ具体的に記入するよう指導するものとする。

ウ　「公開の方法」欄

公開請求者の希望する方法が○印で囲まれていること。

(3)　公開請求書の補正

ア　公開請求書に必要事項が記入されていない場合、不鮮明または不明確な箇所がある場合その他の形式上の不備がある場合は、公開請求者に対して、その箇所を直ちに訂正し、または補正するよう求めるものとする。

イ　この場合、公開請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

ウ　補正が即時に行えないときは、公開請求書を公開請求者に返却し、請求をし直すよう指導するものとする。ただし、公開請求者がこれを拒んだときは、この限りでない。

エ　公開請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が職権で補正できるものとする。

(4)　公開請求の受付

ア　公開請求書記入事項の確認を行った後は、当該請求書に受付印を押印し、受付日を記入して職員記載欄に必要事項を記載する。ただし、公開請求に係る公文書が、他の法令等により閲覧等の手続が定められているため、条例の適用を受けないものである場合は、公開請求を受け付けないものとする。

イ　次の場合は、公文書の不存在による非公開となる旨を説明し、それでもなお公開請求書が提出されたときは、受け付けるものとする。

(ア)　公開請求に係る公文書が存在しないことが明らかであるとき。

(イ)　公開請求に係る公文書が条例の対象となる公文書以外のもの(一般に容易に入手することができるもの、歴史的資料として特別に保有しているもの等)であるとき。

(5)　公開請求を受け付けた場合の公開請求者への説明

公開請求者に「公文書の公開を求められた方へ」(様式第1号)を配布するとともに、次の事項を口頭で説明するものとする。

ア　公開請求があった日(以下「受付日」という。)から15日(公開請求書の補正に要した日数を除く。以下「公開決定期間」という。)以内に公開決定等を行い、その結果を書面により公開請求者に通知すること。

イ　公開決定等を事務処理上の困難その他正当な理由により公開決定期間内に行うことができない場合は、当該期間を受付日から30日(公開請求書の補正に要した日数を除く。以下「公開決定延長期間」という。)まで延長することがあり、このときは、公開決定期間内に書面により公開請求者に通知すること。

ウ　公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、公開決定延長期間内にそのすべてについて公開決定等をすることができない場合は、公開請求に係る公文書を公開決定延長期間内に公開決定等をする部分と、それ以後に公開決定等をする部分に分割することがあり、そのときは、公開決定期間内にその旨を書面により公開請求者に通知すること。

エ　公文書の公開の日時および場所は、事前に公開請求者と連絡を取り調整をした上で、公文書公開決定通知書(規則様式第2号)または公文書部分公開決定通知書(規則様式第3号)により公開請求者に通知すること。

オ　公開の方法が写しの交付である場合には、写しの作成に要する費用の実費負担が必要であること。また、郵送による写しの交付を希望する場合は、事前に郵送料に相当する切手の提出および写しの作成に要する費用の支払が必要であること。

(6)　受付後の公開請求書の取扱い等

ア　公開請求を受け付けた後は、公文書公開請求等処理簿(様式第2号)を作成し、公開請求書原本とともに、速やかに、担当課へ送付する。

(7)　郵送による公開請求の取扱い

ア　郵送により公文書の公開請求があった場合には、本項(1)から(6)までの規定に準じて取り扱うものとする。

イ　受付日は、公開請求書が市に到達した日とする。

《担当課》

5　公開決定等に係る事務の取扱い

公開請求に対する公開決定等に係る事務は、担当課が次のとおり行うものとする。

(1)　請求書の受領

ア　総務課から送付を受けた公開請求書について、受領する。

イ　条例第10条第1項に規定する「当該請求書を受理した日」は、総合窓口における受付日とする。

(2)　公開決定等に係る事務処理

ア　公開請求書の内容の確認

公開請求書の記入内容については、第4―4―(2)に従い確認する。

イ　公開請求書の補正

(ア)　公開請求書に必要事項が記入されていない場合、不鮮明もしくは不明確な箇所がある場合その他の形式上の不備がある場合は、公開請求者に対して、期間を定め、その箇所を訂正し、または補正するよう求めるものとする。

(イ)　この場合、公開請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

ウ　非公開情報の該当性の確認

当該公文書に記録された情報が非公開情報(条例第6条各号)、部分公開情報(条例第7条)または公文書の存否に関する情報(条例第8条)に該当するか否かを十分に検討する。その上で、市全体で統一的運用を図るため、事前に総合窓口と協議する。

エ　第三者への意見書提出機会の付与

公開請求に係る公文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されているときは、当該第三者の権利利益の侵害を防ぐため、第4―7により処理する。

オ　非公開理由の明確化

公文書の一部を公開する旨の決定および非公開決定に当たっては、当該決定に対する審査請求や訴訟の提起も予想されることから、その理由を明確にする。

カ　公開請求書の保管

公開請求書は、担当課で保管する。

(3)　決定期間を延長する場合の手続等

公開決定等を公開決定期間内に行うことが事務処理上の困難その他の正当な理由によりできない場合には、次の区分に従い処理する。

ア　公開決定延長期間内に公開決定等ができる場合

(ア)　決定期間延長通知書(規則様式第5号)により、速やかに、公開請求者に通知する。また、当該通知書の写しを2部作成し、写しの1部を総務課に送付し、1部を保管する。

(イ)　決定期間の延長をする場合の留意事項

a　決定期間の延長は、必要最小限にとどめるよう努めること。

b　「延長する理由」欄には、理由をできる限り具体的に記入すること。

c　通知書は、公開決定期間内に公開請求者に到達するよう送付すること。

イ　大量請求等により公開決定延長期間内に公開決定等ができない場合

(ア)　決定期限特例適用通知書により、速やかに、公開請求者に通知する。また、当該通知書の写しを2部作成し、写しの1部を総務課に送付し、1部を保管する。

(イ)　公開決定延長期間内に相当の部分について公開決定等を行い、速やかに、公開の実施までの処理を行う。

(ウ)　残りの公文書については、決定期限特例適用通知書の「残りの公文書について公開決定等をする期限」までに公開決定等を行い、速やかに、公開の実施までの処理を行う。

(エ)　公開決定等の期限の特例を適用する場合の留意事項

a　公開決定延長期間内に公開決定等を行う相当の部分は、できる限り多く、かつ、まとまりのある単位のものとすること。

b　公開決定等に係る通知には、当該通知書の備考欄に公開決定等の期限の特例延長における相当部分に係る決定である旨を明記すること。

c　公開決定延長期間内に、公開請求に係る公文書のすべてについて公開決定等を行っても差し支えないこと。

d　その他については、前記ア―(イ)に準じて取り扱うものとする。

(4)　公文書公開決定通知書等の送付

ア　公開決定等を行ったときは、公文書公開決定通知書(規則様式第2号)、公文書部分公開決定通知書(規則様式第3号)または公文書非公開決定通知書(規則様式第4号)により、速やかに、公開請求者に通知すること。

イ　通知書の写しは2部作成し、写しの1部に公開請求の受付から公開決定等の通知までの経過を記録した公文書公開請求等処理簿を添えて総務課に送付し、1部を保管する。

(5)　公文書公開決定通知書等の記入要領

ア　公文書公開決定通知書

(ア)　「公文書の件名」欄

当該公文書の件名を正確に記載する。

(イ)　「公開の方法」欄

閲覧および写しの交付のいずれかの番号が○印で囲まれていること。

(ウ)　「公開の日時および場所」欄

a　公開の日時については、できるだけ速やかに公開することを念頭に設定する。ただし、当該通知書が公開請求者に到達するまでの日数を考慮し、余裕のある日時とする。

b　公開の日時の決定に当たっては、電話等で公開請求者と連絡を取り、公開請求者の都合のよい日時となるよう総務課と協議する。

c　公開の場所は、原則として総合窓口とする。ただし、事務に支障等がある場合には、総務課と協議して決める。

(エ)　写しの送付に要する経費

公開請求者が郵送による写しの交付を希望している場合は、「備考」欄に郵送料および写しの作成費用の額ならびにこれらが到達次第郵送する旨を記入する。

イ　公文書部分公開決定通知書

(ア)　「公開をしない部分の概要」・「公開をしない理由」欄

非公開とした部分の内容について分かりやすく記入し、かつ、その部分が条例第6条各号のいずれかの非公開情報に該当するか明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に付記する。なお、該当する非公開情報が複数存在する場合は、各非公開情報ごとにその理由を記入するが、この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

(イ)　その他については、前記アに準じて取り扱うものとする。

ウ　公文書非公開決定通知書

(ア)　「公開をしない理由」欄

公開をしない理由が条例第6条各号のいずれの非公開情報に該当し公開をしないものなのか、条例第8条の公文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否するものなのか、または公文書を保有していないことにより公開請求を拒否するものなのかを明示した上で、その理由を具体的かつ明確に付記する。

なお、該当する非公開情報が複数存在する場合は、各非公開情報ごとにその理由を記入するが、この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

(イ)　その他については、前記イに準じて取り扱うものとする。

6　公文書の公開に係る事務の取扱い

公文書の公開に際しては、次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　公開の日時および場所

公文書の公開は、公文書公開決定通知書または公文書部分公開決定通知書(以下「公開通知書」という。)により指定した日時および場所で実施する。ただし、公開請求者から変更の申出があった場合は、担当課は、総務課と協議した上で、これに応ずる。この場合、公開請求者に改めて公開通知書を送付しない。

(2)　公文書の公開の実施

ア　総合窓口における確認等

総務課は、来庁した公開請求者に対し、公開通知書の提示を求め、本人または代理人であることを確認した上で、公開請求者が来庁した旨を担当課に電話連絡する。

イ　担当課職員の立会い

担当課は、公文書の公開に立ち会い、次に掲げる事務を行う。

(ア)　公開に係る公文書、交付する公文書の写しおよび説明に必要な資料を総合窓口に持参する。

(イ)　公開請求者に対し、公開請求書の「請求する公文書の件名または内容」に記入されたものと公開の実施をしようとする公文書とが一致することを確認する。

(ウ)　次の注意事項を説明した後に、公文書の公開を実施する。

a　公文書の公開を受ける者は、当該公文書を丁重に取り扱い、破損、汚損、加筆等の行為をしてはならないこと。

b　前記aに違反する場合は、公文書の公開を中止させ、または禁止することがあること。

(エ)　公文書の公開を実施するとともに、公開請求者の求めに応じて必要な説明を行う。

(3)　公文書の公開の方法

ア　公開の方法

(ア)　文書、図画

原本を閲覧に供することにより行う。ただし、次に掲げる場合は、当該公文書の写しを閲覧に供する。

a　原本を閲覧に供することにより、原本の保存に支障が生ずるおそれがあるとき。

b　日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより、業務に支障が生ずるとき。

c　公文書の一部分を公開する場合において、必要と認めるとき。

d　その他正当な理由があるとき。

(イ)　電磁的記録

記録された情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものを、閲覧に供することにより行う。

イ　公文書の写しの作成方法

(ア)　公文書の写しは、担当課において作成する。

(イ)　公文書の写しの作成に当たっては、公開請求者と電話等により連絡を取り、写しを作成する部分を十分に確認する。

(ウ)　公文書の写しの交付部数は、原則として請求1件につき1部とする。

(エ)　写しの交付に要する経費が膨大となるときは、その概算を公開請求者に伝え、了解を取る。

(オ)　文書、図画の写しの作成は、当該公文書の原本を複写して行う。

(カ)　電磁的記録の写しの作成は、当該電磁的記録を用紙に出力したものを複写して行う。

(4)　公文書の部分公開の方法

公文書の部分公開は、当該公文書の内容を十分に把握した上で、次の方法によるものとする。

ア　公開する部分は、有意の情報が記録されており、かつ、当該部分を公開することにより当該公文書の理解に誤解を生じさせない範囲で、できるだけ多くする。

イ　公開部分と非公開部分とが別の頁に記録されているときは、当該非公開部分が記録されている頁を取り外す、袋をかける等の方法により区分し、公開部分を閲覧に供する。

ウ　公開部分と非公開部分とが同一の頁に記録されているときは、当該公文書全体を複写し、その複写したものの非公開部分を黒塗り(修正液は使用しない。)し、それを再度、複写機で複写したものを閲覧に供する。

(5)　写しの交付に要する費用の徴収

写しの交付に要する費用は、次のとおりとする。

(6)　費用の徴収方法

費用の徴収は、総合窓口において総務課が次のとおり処理するものとする。

ア　写しの作成に要する費用は、写しの交付の際に現金で領収する。ただし、郵送の場合は、郵便為替等により領収する。

イ　写しの作成に要する費用を領収した場合は、領収書を交付する。

ウ　写しの送付に要する費用は、原則として切手による。

(7)　郵送による写しの送付

費用を総務課が受領した後、担当課が公開請求に係る公文書の写しおよび費用を現金等で受領した場合は、領収書を添えて公開請求者へ送付するものとする。

(8)　写しの交付および送付に要する費用に係る収入の歳入科目は、雑入とする。

7　第三者情報の公開決定等に関する取扱い

(1)　意見書提出機会の付与

担当課は、公開請求に係る公文書に第三者情報が記録されている場合において、公開決定等を行うに当たり、必要に応じて当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア　第三者情報が非公開情報に該当すること、または非公開情報に該当しないことが明らかであるときは、第三者に対する意見書提出機会の付与は行わない。

イ　1件の公文書に多数の第三者情報が記録されているときは、必要な範囲の者に意見書を提出する機会を与える。

ウ　意見を求める事項

(ア)　公文書を公開した場合に第三者にとって差し支えがあるか否か。

(イ)　差し支えがある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

エ　意見書提出機会の付与の方法

(ア)　公文書公開意見照会書(以下「照会書」という。)により当該第三者に照会し、公文書公開意見回答書の提出により意見を求める。

(イ)　照会書の記入要領

a　「公文書の件名」欄

当該公文書の件名を正確に記載する。

b　「公文書に記載されている　に関する情報の内容」欄

第三者情報の内容を整理し、簡潔に記入する。ただし、第三者自身が自己の情報が市に記録されていることを知らない場合もあるので、照会後に第三者から具体的な情報の提供を求められたときは、これに応えるよう努める。

オ　担当課は、第三者から提出された意見を慎重に検討し、公開決定等を行うものとする。

(2)　第三者への公開決定の通知

ア　担当課は、第三者から意見聴取を行った場合において、公開決定をしたときは、直ちに当該第三者に対し、第三者関係公文書公開決定通知書により通知する。

イ　第三者関係公文書公開決定通知書の記入要領

(ア)　「決定の内容」欄

決定の内容に該当する番号が○印で囲まれていること。

(3)　第三者情報の公開

第三者が公開に反対の意思を表示した意見書を提出している場合において、当該第三者情報を公開することとなる決定をしたときは、第三者が当該決定に対し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求(執行停止の申立てを含む。)または行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)による訴訟の提訴ができるよう、当該決定の日と公開の日との間に2週間以上の期間を置く。ただし、迅速な公開の実施という条例本来の要請を勘案し、3週間以上は置かないものとする。

8　公開請求に係る公文書の保全

担当課は、非公開決定または部分公開決定をしたときは、公開請求者からの審査請求に備え、審査請求期間(処分のあったことを知った日の翌日から起算して3か月間)が経過するまで当該公文書を廃棄してはならないものとする。

第5　審査請求の取扱い

1　審査請求の受付窓口

公文書の公開決定等に対する審査請求の受付は、総合窓口において総務課が行うものとする。

2　審査請求の受付

審査請求の受付は、次のとおりとする。

(1)　審査請求の方法

審査請求は、行政不服審査法第19条の規定により書面によることを要するため、口頭で審査請求があったときは、書面で行うよう指導する。

(2)　審査請求書の記入事項の確認

審査請求書が提出されたときは、次の記入事項を確認するものとする。

ア　あて名(実施機関名)

イ　審査請求人の氏名または名称および住所または居所(法人その他の団体にあっては、名称および所在地)

ウ　審査請求に係る処分の内容

エ　審査請求に係る処分(以下「原処分」という。)のあったことを知った年月日

オ　審査請求の趣旨およびその理由

カ　教示の有無およびその内容

キ　審査請求年月日

ク　審査請求人が法人その他の団体であるとき、総代を互選したときまたは代理人によって審査請求をするときは、その代表者もしくは管理人、総代または代理人の氏名および住所

ケ　審査請求人(審査請求人が法人その他の団体であるときは代表者または管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって審査請求をするときは代理人)の押印の有無

(3)　審査請求書の受付

審査請求書の記入事項の確認を行った後は、審査請求を受け付け、審査請求書に受付日を記入する。

(4)　審査請求書の送付

ア　審査請求書を受け付けたときは、複写機で写しを2部作成し、1部は審査請求人に交付し、残りの写しは、総務課で保管する。

イ　公文書公開審査請求処理簿(様式第3号。以下「審査請求処理簿」という。)を作成し、審査請求書原本とともに、速やかに、担当課へ送付する。

3　審査請求書の審査

担当課は、総務課から審査請求書の送付を受けたときは、速やかに、行政不服審査法に基づき、次の要件について審査するものとする。

(1)　審査請求書の記入事項の審査

審査請求書の記入事項については、前記2―(2)に従い審査する。

(2)　審査請求期間等の審査

次の事項を審査する。

ア　審査請求人が、原処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内の審査請求か否か。

イ　原処分によって直接に自己の権利利益を害された者か否か。

(3)　審査請求書の補正

審査請求が不適法であり補正することができるものであるときは、相当の期間(2週間程度)を定めて、その補正を命ずる。

4　第三者からの審査請求

第三者に関する情報が記録されている公文書に係る公開決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求が提起されただけでは公開の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たっては、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を審査請求人に対して説明するものとする(行政不服審査法第25条第1項および第2項)。

5　審査請求の却下および認容

(1)　審査請求の却下の裁決

担当課は、審査請求が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該審査請求を却下する裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人へ送付するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

ア　審査請求期間(処分のあったことを知った日の翌日から起算して3か月間)経過後に審査請求があった場合

イ　審査請求人の適格性を欠く場合

(2)　審査請求を認容する裁決

担当課は、原処分について再検討を行い、その結果、審査請求を認容し、全部を公開しようとするときは、当該審査請求を認容する裁決を行い、次のとおり処理するものとする。ただし、当該公開決定等について第三者から反対の意見書が提出されていない場合に限る。

ア　実施機関の決裁により原処分を変更し、公開決定をする。

イ　公開決定書の決裁は、総務課に協議を行う。

ウ　公文書公開決定通知書の備考欄に「公文書公開審査請求認容による再決定」と記入する。

エ　公文書公開決定通知書および裁決書の謄本を審査請求人へ送付するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

6　高島市情報公開・個人情報保護審査会への諮問

担当課は、当該審査請求を却下する場合および認容する場合を除き、遅滞なく、高島市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問する。

(1)　諮問の方法

審査会に対する諮問については、次に掲げる書類を添えて行う。

ア　審査請求書およびこれに添付された書類

イ　公開請求に係る決定通知書等の写し

ウ　公開請求書

エ　その他必要な書類

(2)　諮問をした旨の通知

諮問をしたときは、遅滞なく、次に掲げる者に通知する。

ア　審査請求人

イ　公開請求者

ウ　当該公開決定等について反対の意見書を提出した第三者

(3)　審査会に係る諮問事務

担当課は、総務課と必要な協議および調整を行い、速やかに、審査会に係る諮問事務を行うものとする。

7　審査請求に対する裁決等

(1)　裁決書案の作成

審査会から答申があったときは、担当課は、総務課と協議を行い、速やかに、審査請求に対する裁決書案を作成しなければならない。

(2)　裁決書の決裁

裁決書の決裁は、必要な部署への協議を経て実施機関が行うものとする。

(3)　裁決書の送付

担当課は、速やかに、次の者に裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

ア　審査請求人

イ　公開請求者

ウ　当該公開決定等について反対の意見書を提出した第三者

(4)　決定通知書の送付

ア　審査請求を認容して原処分を変更する場合

審査請求に対する裁決により原処分を変更したときは、担当課は、公文書公開決定通知書、公文書部分公開決定通知書または公文書非公開決定通知書の備考欄に「公文書公開審査請求に対する再決定」と記入した上で、当該通知書を裁決書の謄本とともに公開請求者へ送付し、またその写しを総務課へ送付するものとする。

イ　審査請求を棄却する場合

審査請求を棄却したときは、担当課は、裁決書の謄本を審査請求人へ送付し、またその写しを総務課へ送付するものとする。

(5)　審査請求処理簿への記入

担当課は、審査請求処理簿へ所要の事項を記入した上で、その写しを総務課へ送付する。

第6　その他に関する事項

1　公文書検索資料

公文書の検索に必要な資料として文書目録を総合窓口に備え置き、閲覧に供するものとする。

2　実施状況の公表

総務課は、前年度分の実施状況を取りまとめ、市広報紙への掲載等により市民への周知を図るものとする。

付則

付則(平成19年4月1日訓令第19号)

付則(平成20年9月1日訓令第9号)

付則(平成22年10月20日訓令第14号)

付則(平成28年3月25日訓令第3号)

付則(平成31年4月1日訓令第8号)