○高島市民病院医療文書等のスキャナによる電子化に関する運用管理要綱
平成25年3月1日
病院事業訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、高島市民病院(以下「当院」という。)における医療文書等の運用の利便性向上のために行うスキャナによる電子化について、安全かつ合理的な実施等、その適正な運用・保存・管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 スキャナによる電子化とは、電子媒体に保存する診療録(以下「電子カルテ」という。)の運用において、外部医療機関からの診療情報提供書等、医療文書等が紙、フィルム等による媒体の場合に、これをスキャナ等で読み取り、電子情報化することをいう。
(対象文書類)
第3条 当院におけるスキャナによる読み取り対象文書類は、次のとおりとする。
(1) 証明書
(2) 紹介状
(3) 同意書および説明書
(4) 検査所見
(5) 手術および麻酔記録
(6) 診療、看護、リハビリ、薬剤等の関連書類
(7) その他医療情報システム管理運営委員会で認めた文書
2 前項に掲げるもの以外をスキャナによる読み取り対象文書類とする場合は、医療情報システム運営委員会において承認を得るものとする。
(スキャナの機能および保存形式)
第4条 当院においてスキャナを行う場合の紙媒体は、300dpi、RGB各8ビット(24ビット)以上のものとする。
2 紙媒体をスキャナした画像情報は、PDF(JPEG)形式で保存するものとする。
(情報の作成および保存)
第5条 スキャナは、次に掲げる部署で遅滞なく実施するものとし、紙媒体の保存については、事務部医事課情報管理室が行うものとする。
(1) 医事課情報管理室
(2) 医事課総合受付
(3) 夜間救急受付
(4) 地域医療連携室
(5) 各病棟スタッフステーション
(6) 薬局
(管理体制)
第6条 スキャナ読み取りによる電子化媒体の情報作成および保存管理の実行責任者は事務部医事課長とし、総括責任者は病院長とする。
2 実行責任者は、次に掲げる内容を含む実施計画書を作成するものとする。
(1) 作業者の特定
(2) 患者等への周知手段および意義申し立てに対する対応方法
(3) 相互監視の実施体制
(4) 実施記録の作成および記録項目
(5) 事後の監査人選定および監査項目
3 実行責任者は、緊急に閲覧が必要になったときに迅速に対応できる体制を整備しておかなければならない。
(改ざん防止措置)
第7条 作業者は、媒体をスキャナで読み取るときは、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)に適合した電子署名を遅滞なく行うものとする。
2 スキャナで読み取りを行った場合は、タイムスタンプをスキャン文書全体に付与するものとする。
3 タイムスタンプは、タイムビジネスに係る指針(平成16年総務省指針)に示されている時刻認証業務の基準に準拠し、財団法人日本データ通信協会が認定した時刻認証事業者のものを使用するものとする。
(個人情報保護)
第8条 当院は、スキャナ読み取りによる電子化媒体の情報作成および保存管理にあたっては、患者のプライバシー保護に充分留意するとともに、個人情報保護を担保するものとする。
(紙媒体等の保存期間と破棄方法)
第9条 当院は、スキャンした紙媒体等を法に定める期間、事務部医事課情報管理室において保存するものとする。
2 保存期間を経過した紙媒体等は、焼却処分するものとする。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
付則
この訓令は、平成25年3月1日から施行する。