(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、高島市立小中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書の定義)

第2条　文書とは、学校の運営に必要な書類をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務効率の向上に役立つように処理するものとする。

(文書責任者)

第4条　文書事務を適正かつ円滑に処理させるため、学校に文書責任者を置く。

(文書取扱主任)

第5条　文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、学校に文書取扱主任を置く。

(必要な帳簿)

第6条　文書の取扱いに要する帳簿は、次のとおりとする。

(文書番号)

第7条　文書の受付番号は通し番号とし、発送番号は毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終了する。

(文書の収受)

第8条　学校に到達した文書は、直ちに収受文書件名簿に所要事項を記入し、文書の余白欄に、受付印および供覧印を押し、受付番号を記入するとともに、これを校長、教頭等へ供覧するものとする。ただし、軽易な内容の文書については、本手続の全部または一部を省略することができる。

(文書の配布)

第9条　文書責任者は、速やかに文書の処理担当者を定め、当該文書を担当者に配布して処理させるものとする。

(起案)

第10条　文書の起案は、回議書により行う。ただし、定期的な報告または軽易な文書については、回議書を用いず、文書余白を利用して行うことができる。

(回議および決裁)

第11条　起案文書は、関係者に回議の上、校長の決裁を受けるものとする。

(発送文書の取扱い)

第12条　決裁を受けた起案文書で発送を要するもの(以下「発送文書」という。)は、起案者が浄書および照会を行い、発送文書件名簿に件名を記入の上、文書記号、文書番号および発送日などを明記し発送するものとする。

(公印および契字印の押印)

第13条　発送文書には、原則として公印および契字印を押印するものとする。ただし、軽易な文書についてはこれを省略することができる。

(文書の保管および保存の原則)

第14条　文書は、常に系統的に分類および整理して必要なときに直ちに取り出せるようにするとともに、紛失、盗難等を予防する措置を講ずるものとする。

(文書の保管)

第15条　文書は、未完結および完結に区別し、その所在場所および処理状況を明らかにするものとする。

(文書の保存)

第16条　保存すべき文書は、高島市の文書分類表に基づき整理し、所定の期間、所定の場所に保存するものとする。

(保存期間の起算日)

第17条　文書の保存期間の起算日は、文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日からとする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前会計年度の出納に係る文書にあっては、前会計年度に帰属するものとする。

(文書の閲覧)

第18条　職務上必要のあるときは、校長の承認を得て、文書を閲覧することができる。

(学校外持出しの禁止)

第19条　文書は、持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により校長の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄)

第20条　保存期間を経過した文書は、校長の承認を得て、速やかに廃棄するものとする。

(管理の原則)

第21条　電磁的記録(電子的方式、電気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)は、目的外に使用されないよう必要な措置を講じ、適正に管理するものとする。

(その他)

第22条　この訓令に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関して必要な事項は、校長が別に定める。